Artikel-Varianten bzw. Qualitäten

Die Variante ist nicht nur ein wichtiges Element zur Steuerung des Einkaufes, sondern in 1. Linie ein Bindeglied zwischen einem Artikel, dem Hersteller bzw. Lieferant und der Artikel-Qualität.

Sicherlich haben Sie beim Kauf von Fliesen, Tapeten, Klinkersteinen, etc. den Aussagen des Verkäufers gelauscht und auf Begriffe wie Güte, Wahl und Qualität gestoßen. Was hat dies mit der Variante zu tun?

Bei einfachen Artikel muss es keine Unterschiede geben. Der Artikel hat einen Einkaufspreis, einen Verkaufspreis und sollte es einen Sonderpreis geben, so hat man von diesem auch nur einen. Das gleiche gilt natürlich auch für Rabatte. Im Gegensatz dazu benötigen Produkte wie Fliesen, Tapeten, Teppiche, etc., also Produkte mit unterschiedlichen Qualitäten, zusätzliche Informationen, um ein Produkt eindeutig zu identifizieren.

Schauen wir uns die Konstellation an einem praktischen Beispiel an: Beispiel: Fliese Der Händler bietet eine bestimmte Fliese, sprich eine Fliese mit ganz bestimmten Merkmalen wie Breite, Länge und Aussehen in unterschiedlichen Qualitäten an. Nennen wir diese Qualität 1: Güte, Wahl oder Sortierung. Man spricht von 1., 2. und 3. Wahl. Oder eben von Sortierung und Güte. Möchte ich ein Produkt bestellen, so muss ich die Qualität vorgeben. Und beim Verkauf muss ich auf die Wünsche des Kunden eingehen und auch die 3. Wahl oder Sortierung anbieten können und auch eine entsprechende Fakturierung durchführen.

Jeder Artikel von einem bestimmten Lieferanten und einer besonderen Qualität ist in FakturaSML eine Variante. Und über diese Variante kann dann bestellt, gelagert und verkauft werden.

Aber es gibt noch eine weitere Qualität, die u.a. auch in der Lagerverwaltung von relevanter Bedeutung ist. Siehe dazu: Lager mit Qualitäten

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Lager mit Qualitäten

Unter dem Punkt Artikel-Varianten wurde die Qualität 1 angesprochen: Will man Artikel aus den unterschiedlichen Varianten im Lager verwalten, dann kommt eine weitere Qualität ins Spiel. Beim Herstellungsprozess kann z.B. die Oberflächenfarbe oder Oberflächenstruktur in Nuancen von der Wunschoberfläche abweichen und/oder das Produkt hat leichte Abweichungen in den Abmaßen, sprich, es liegen unterschiedliche Kaliber vor.

Nennen wir diese Qualität 2: Tonalität, Ton, Brand-Nr. oder Charge. Durch Zu- und Abgänge im Lager entstehen so in Kombination aus Qualität 1 + 2 eine Fülle von Lagerpositionen. Für die genaue Position der Produkte stehen ingesamt 5 Informationseinheiten zur Verfügung, die aber grundsätzlich durch den Anwender in der Anzahl und in der Beschriftung angepasst werden können.

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Dezimalstellen

In einigen Branchen ist es üblich, die Anzahl der Dezimalstellen vom allgemeinen Standard abweichend vorzugeben. Dies ist jetzt möglich.

• Preise in Netto, 0 bis 4 Dezimalstellen
• Preise in Brutto, 0 bis 4 Dezimalstellen
• Summen in Netto, 0 bis 4 Dezimalstellen
• Summen in Brutto, 0 bis 4 Dezimalstellen
• Rabatt in %, 0 bis 2 Dezimalstellen
• Rabatt in €uro, 0 bis 4 Dezimalstellen
• Umsatzsteuer in %, 0 bis 2 Dezimalstellen
• Bestand / Menge pro Mengeneinheit, 0 bis 4 Dezimalstellen
• Skonto in %, 0 bis 2 Dezimalstellen

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Sachmerkmal-Leisten (SML) / Technische Beschreibung

In der Regel hat der Fachhändler eine Vielzahl von Produkten im Portfolio, die sich in den technischen Ausführungen nur wenig unterscheiden und doch gezielt gesucht und ausgewählt werden sollen.

Auch sollen bestimmte technische Merkmale eines Produktes in den Dokumenten (z.B. Rechnungen, Angebote, ...) automatisch und formatiert integriert werden. Im Gegensatz zu den üblichen Fakturierungen, denen in der Regel nur wenige Felder zum Beschreiben eines Produktes zur Verfügung gestellt werden und diese auch noch über alle Produktgruppe gelten, geht FakturaSML einen komplett anderen Weg.

Und der Weg heißt Sachmerkmal-Leiste oder kurz SML. Welche Bedeutung die SML in dieser Fakturierung hat, erkennen Sie daran, das die Kennung im Logo ihren Platz gefunden hat.

Der Sinn und Zweck einer SML ist es, sich ähnelnde Sachen (Produkte, Teile, Objekte) durch Merkmale zu beschreiben.

• Jedes Merkmal hat eine Merkmals-Nummer
• Jedes Merkmal hat eine Merkmals-Bezeichnung
• Jedes Merkmal kann ein Einheiten-Feld aufweisen
• Jedes Merkmal hat ein Merkmals-Feld für die variablen Werte (unterschiedl. Feld-Typen)
• Textfeld
• Textfeld mit Vorauswahl
• Numerisches Feld
• Formatierbarer Text, ähnlich Textverarbeitung
  Beliebige Textlänge, Feldhöhe kann frei bestimmt werden
• Einfacher Text, mehrzeilig
  Beliebige Textlänge, Feldhöhe kann frei bestimmt werden
• Datum
• Checkbox bzw. Kontrollkästchen

Zu jeder SML werden Steuer-Informationen hinzugefügt, die angeben ...

• welche Felder im DatenCenter erscheinen
• In der Übersicht der Artikel
• In der Übersicht der SML

• welche Feldinformationen in den Dokumenten ausgegeben werden
• Formatierte Ausgabe mit Farben und Font
• In Kombination mit fixen Informationen

Merkmal-Bezeichnungen für Fliesen (beliebig veränderbar):

• Länge
• Breite
• Dicke
• Verdrängungsraum
• Rutschsicherheitswert (A-B-C)
• Abriebfestigkeit
• Wasseraufnahmevermögen
• Farbe
• Oberflächen
• Frostbeständig

Es können in FakturaSML beliebig viele SML mit beliebig vielen Merkmalen entstehen.

Nutzen Sie die Vorteile!

• Gruppenbildung der Artikel für Merkmalleisten nach eigenen Wünschen!
• Wahl der Feldtypen nach eigenen Vorstellungen!
• Verwalten der Daten in eigener Regie. Keine Unterstützung Dritter notwendig!
• Suchen, formatieren und ausgeben der Daten nach eigenen Bedürfnissen!
  Der Kunde wird sich über zusätzliche Informationen in den Dokumenten freuen
• Anpassungen an Leisten und Merkmalen auf Kundenwunsch jederzeit möglich!
• Jederzeit Vollzugriff auf die technischen und kaufmännischen Artikel-Informationen.
  Endlich der Zettelwirtschaft ade sagen!

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Externe und interne Bezeichnungen / Beschreibungen

Man sagt, Namen sind Schall und Rauch.

Dies haben wir uns zu eigen gemacht und beim Artikel 2 Bezeichnungs- und Beschreibungs-Ebenen eingebaut, nämlich die externe und die interne Ebene.

Die Infos für die externe Ebene als Original-Information entnehmen Sie wie gewohnt den offiziellen Katalogen des Herstellers bzw. des Lieferanten. Die internen Bezeichnungen und Beschreibungen entstammen jedoch aus Ihrer Feder.

Es reichen meist schon kleine Änderungen zum Original, um von einem vermeintlich anderen Produkt zu sprechen. Vielleicht ist genau dies ihr Vorteil beim nächsten Angebotsverfahren? Selbstverständlich können Sie bei der Dokumenten-Erstellung die Informations-Bereiche dynamisch steuern. Und bei der Kommunikation in Ihrem Hause ergeben sich keine Veränderungen!

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Mengeneinheiten

Bei den Mengeneinheiten kann der Anwender in den Einstellungen angeben, ob es eine einzelne Mengeneinheit geben soll oder jeweils eine Mengeneinheit für die Bereiche Verkauf, Einkauf und Lager. Wäre es nicht schön, bestimmte Fliesen in Quadratmeter zu verkaufen, aber eine Mindest-Bestellmenge von 3 Paletten zu haben. In einem solchen Konstellation muss natürlich umgerechnet werden, wenn ein Bestellzugang in Paletten erfolgt, aber in Quadratmeter gelagert wird.

Dort, wo eine Umrechnung nicht notwendig ist oder aber eine Umrechnung innerhalb einer Gruppe (Mengeneinheiten für die Fläche, das Volumen, das Gewicht, ...) erfolgt, wird das Standard-Verfahren angewandt.

Sind die Umrechnungen komplexer, dann kommt das Staffel-Verfahren zur Anwendung. Durch die Staffel lassen sich z.B. Sack in Stück oder Karton in Paletten bzw. Karton in Quadratmeter umrechnen.

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Standard- oder Listenpreise

Nach Durchsicht der Artikel-Varianten wissen wir, dass die Preise nicht direkt vom Artikel abhängig sind, sondern von den Varianten bzw. Qualitäten. Es ergibt sich dadurch nicht nur ein Preis, sondern in Kombination der Parameter viele Preise pro Produkt, weil der Preis:

• abhängig ist von der Variante bzw. Qualität des Artikels (1., 2., ... Wahl)
• nur für bestimmte Zeiträume gilt

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Kundenpreise

Bei den Kundenpreisen ergibt sich ein ähnliches Bild wie bei den Standard- und Listenpreise. Aber hier kommt noch ein weiterer Parameter hinzu, nämlich die Angabe für die Tonalität, den Ton, die Brand-Nr. oder der Charge. Durch diese Angabe können Sie dem Kunden einen Preis für eine bestimmte Charge bzw. Tonalität anbieten.

Der Preis kann für den Kunden kann jetzt sehr gezielt zugeordnet werden, weil er

• abhängig ist von der Variante bzw. Qualität des Artikels (1., 2., ... Wahl)
• abhängig ist von der Tonalität bzw. Charge
• abhängig ist vom Kunden (Adresse)
• abhängig ist von den Buchungsmengen
• nur für bestimmte Zeiträume gilt

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Sonderpreise

Bei den Sonderpreisen ähneln die Parameter zur Preisgestaltung denen aus den Kundenpreisen. Im Gegensatz zu den Kundenpreisen, sind aber die Preise für alle potentiellen Kunden gedacht.

Dadurch ergeben sich viele Preise, weil der Preis

• abhängig ist von der Variante bzw. Qualität des Artikels (1., 2., ... Wahl)
• abhängig ist von der Tonalität bzw. Charge
• abhängig ist von den Buchungsmengen
• nur für bestimmte Zeiträume gilt

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Artikelrabatte

Bei der Rabattierung geht es nicht darum, Preise, in welcher Form auch immer, direkt vorzugeben, sondern den Standard- oder Listenenpreis durch bestimmte Angaben anzupassen.

Um den Anwender ein möglichst effektive und einfache Gestaltungsmöglichkeit zu bieten, haben wir ein Rabattsystem mit 3 Steuerelementen entwickelt. Diese Steuerangaben können bei der Rabattbestimmung frei und in jeglicher Kombination gebildet werden.

Rabatt-Basis

• Menge (Standard)
• Einzelpreis
• Umsatz (Einzelpreis * Menge)

Rabatt-Art

• Prozent
• Absolut (Euro)

Rabatt-Verfahren

• Absolut
• Additiv
• Additiv mit Direktverrechnung
• Basis
• Basis mit Direktverfahren

Unbesehen davon, gibt es weitere Parameter zu berücksichtigen, weil der Rabatt zusätzlich

• abhängig ist von der Variante bzw. Qualität des Artikels (1., 2., ... Wahl)
• abhängig ist von den Buchungsmengen
• nur in bestimmten Zeiträumen gilt

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Dokumenten-Erstellung

Was bringt Ihnen die Dokumentenerstellung an neuen und außergewöhnlichen Features?
Wir möchten hier nur auf die Punkte eingehen, die für ein Fakturierungs-System nicht immer selbstverständlich sind. Da wären:

Unterschiedliche Adress-Arten

• Kunden-Adresse
• Liefer-Adresse
• Rechnungs-Adresse
• Projekt-Adresse

Buchungen in Brutto oder Netto

Skonto

• 4-stufige Skonten
• Skonto nur auf skontierbare Produkte und Dienstleistungen
• Unterschiedliche Skontotext für Angebote und Rechnungen, alle frei gestaltbar
• Automatische Abrundungen auf 1, 5, 10, 100, 1000 Euro-Grenze und Verrechnung als Skonto

Summen-Rabatt in Prozent oder Euro

Postalische Zusatzangaben zu Empfänger wie

• Versendungs-Form (z.B. Brief oder Infobrief)
• Versendungs-Art (z.B. Einschreiben oder Nachnahme)
• Vorausverfügung (z.B. Wenn Empfänger verzogen, zurück oder Persönlich)

Posititions-Nr (an-/abschaltbar)

Alternative Angebotspositionen

Hauptgruppen in den Positionen (A.010, 1.040)

• Ausgabe der Hauptgruppen-Texte am Dokumenten-Ende, einschließlich Umsatz und Anzahl der Positionen

Automatische Preisbildung

• Liegen zum Artikel, der Qualität und der Charge Listen-, Kunden-, Sonderpreise und/oder unterschiedliche Rabatte zu unterschiedlichen Zeiträumen vor, dann wird vom Preisgenerator immer der passende Preis gebildet

Automatische Einsteuerung der SML-Daten, einschließlich Formatierung

Einfache und umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten der Dokumente, einschließlich Variablenersetzung

Stammseite mit Übersicht aller Positionen

Einzelposition mit technischen und kaufmännischen Daten

Rechnung Seite 1

Rechnung Seite 2

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Notizen

Notizen können nicht nur bei den Artikeln hinterlegt werden, sondern auch bei den Adressen und den Lieferanten. In vielen Programmen stehen diese einzelnen Notizen gekapselt. D.h., es besteht zwischen den Notizen in den Adressen, Artikeln und den Lieferanten keine Verbindung.

In FakturaSML stehen die Notizen, sofern man möchte, in einem Dreiecksverhältnis und damit in einem logischen Verbund.

Nicht alle Notizen müssen mit den Stammdaten wie Artikel, Adressen und Lieferanten in Verbindung stehen.
Deshalb wurden auch noch die allgemeinen bzw. globalen Notizen in FakturaSML integriert. Das Besondere ist, dass diese Notizen keinerlei Bezug und keinerlei Abhängigkeiten zu irgendwelchen Informationen aufweisen.

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Ansprechpartner

Wie lautet die zentrale Telefonnummer vom Vertriebsbüro?
Hatte Herr Maier von der Garantieabteilung Geburtstag im Dezember?
Wie heißt die Abteilung von Herrn Schmidt?

Sie werden sich wundern, wie viele Fragen es gibt. All diese Fragen können Sie in Zukunft beantworten. Denn zu jeder Hauptadresse lassen sich beliebig viele Ansprechpartner zuordnen.

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Alternative Adressen

Der Kunde hat eine besondere Rechnungsadresse und die Lieferung geht nicht an die Adresse des Auftraggebers. Oder haben Sie als Geschäftsmann viele Projekte mit den unterschiedlichen Adressen. In all diesen Fällen benötigen Sie die alternative Adressen.

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Mahnungen

Es soll nicht vorkommen, aber es geschieht doch:
Der Kunde zahlt die Rechnung nicht!
Für diesen Fall hat FakturaSML ein ausgeklügeltes Mahnwesen. Ob Anzahl der Mahnstufen, ob Aufbau der Mahnschreiben oder Verwaltung von Teilbeträgen, alle Kriterien eines Mahnvorganges können vom Anwender flexibel gesteuert werden.

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Wiedervorlagen

Nichts mehr verpassen, nichts mehr vergessen! Ein Traum in der Geschäftswelt.
Mit dem Wiedervorlagen-System in FakturaSML können Sie sich, so wie es der Begriff schon sagt, etwas wieder vorlegen lassen!
Die Arbeit bringt es mit sich, dass man zugleich mit den unterschiedlichsten Dingen beschäftigt ist. Für eine Kundenanfrage haben Sie ein Angebot geschrieben, aber jetzt ruht die Sache. Sie legen sich den Fall auf Wiedervorlage und werden zur Nachfrage beim Kunden über das Wiedervorlagensystem informiert.
Auch haben Sie vor, sich direkt nach dem Urlaub mit den Preisen in einer Warengruppe zu beschäftigen. Und der Auszubildende sollte in FakturaSML eingearbeitet werden.
Jeder offene Vorgang kann jetzt gezielt gesteuert werden. Nicht immer laufen die offenen Vorgänge in eigener Sache. Vielleicht möchten Sie auch Aufgaben delegieren. Kein Problem: Eintrag für Verantwortliche(r) anpassen. Fertig! Jetzt können Sie unter Fortschritt und Status den Vorgang bis zur Erledigung verfolgen.

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Eingangsrechnungen

Eine Eingangsrechnung ist das Gegenteil einer Ausgangsrechnung. Sie wird von Lieferanten oder Dienstleistern an Unternehmen geschickt, um von den Unternehmen beglichen zu werden. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich somit um eine Zahlungsanforderung. Um auf eine Zahlungsaufforderung korrekt reagieren zu können, wurde in FakturaSML das Modul Eingangsrechnungen integriert. Damit hat man jederzeit Überblick über noch offene Rechnungen. Auch die Verwaltung von Skonto mit entsprechenden vorgezogenen Zahlungsterminen stellt jetzt kein Problem mehr da.

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